Version: 1.6
Stand: Juni 2026
Status: Entwurf
| Version | Datum | Session | Akteur | Änderung |
|---|---|---|---|---|
| 1.0 | 2026-06-03 | 53 | Claude Code | Erstversion |
| 1.1 | 2026-06-03 | 53 | Claude Code | Hinweis weitere KIS-Subsysteme (LIS/RIS/PDMS) in Abschnitt 2 ergänzt |
| 1.2 | 2026-06-03 | 53 | Claude Code | Orchestra als Middleware ergänzt; MDM-Schritt aufgeteilt; Versand Phase 1/2 ergänzt; Korrekturprozess auf informell vorhanden aktualisiert |
| 1.3 | 2026-06-03 | 55 | Claude Code | QS-Runde: Abrechnungskräfte als Akteur; Abrechnungsstatus-Flow (SAP-Report + Grouper) korrigiert; Versandkanäle Post/ePA/Portal als Schritte; Korrekturprozess als Flow |
| 1.4 | 2026-06-03 | 55 | Claude Code | Scannerprozess korrigiert: Pilot Frauenklinik, keine SAP-Anbindung (war fälschlich ✅) |
| 1.5 | 2026-06-03 | 55 | Claude Code | Arbeitslisten-Absprung korrigiert: landet in Fallübersicht (Fallaufruf oder Neuanlage), nicht nur Neuanlage |
| 1.6 | 2026-06-03 | 55 | Claude Code | Dokumentationsfachkräfte als Akteur in Abschnitt 2 + Schritt 4 ergänzt |
Dieses Dokument beschreibt den aktuellen Ist-Prozess der IRD-Meldung – von der OP-Durchführung bis zur Meldebestätigung und Archivierung. Es zeigt Schwachstellen auf und bildet den Input für die weitere Anforderungserhebung (AP 1.2–1.7) sowie die Schnittstellenkonzepte in Phase 2.
Der Prozess ist für alle Kliniken und Implantattypen strukturell gleich. Inhaltliche Unterschiede (welche Felder je Implantattyp gemeldet werden) sind in den Daten-Mapping-Sheets dokumentiert.
| System / Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| i.s.h.med (ISH) | Klinisches Informationssystem; Quelle für Patienten-, Fall-, Anamnese- und OP-Daten; enthält ISH-Arbeitsliste für meldepflichtige Fälle |
| QS-Fachkraft | Zuständig für Vollständigkeit und Durchführung der IRD-Meldung |
| ImplantDok (Xaxoa) | IRD-Meldesoftware; Empfänger aller Meldedaten; übermittelt Meldung ans IRD |
| SAP / it4process | Materialerfassung via Scanner im OP; Materialverwaltung in SAP |
| IRD | Implantateregister Deutschland; empfängt Meldungen, sendet Bestätigung |
| Dokumentationsfachkräfte | Unterstützen bei OPS-/ICD-Kodierung; wirken bei inhaltlichen Korrekturen mit |
| Abrechnungskräfte | Identifizieren Fehler in IRD-Meldungen (z. B. beim Abrechnungs-Check); melden an QS |
| Orchestra (Middleware) | Empfängt HL7 MDM von ImplantDok; ermittelt OE; routet an Develop D3 |
| Archiv (Develop D3) | Dokumentenarchiv; Ziel der HL7-MDM-Patienteninformation aus ImplantDok |
Hinweis: Weitere KIS-Subsysteme (z. B. LIS, RIS, PDMS, Anästhesiesystem) sind im aktuellen Prozess nicht formal eingebunden. Sie sind potenzielle Datenquellen für klinische Felder (z. B. Laborbefunde, Anästhesiedaten) und werden im Rahmen der Datenanalyse systematisch erhoben und bewertet (AP 1.6).
Legende: ✅ automatisch / produktiv ⚠️ eingeschränkt ❌ manuell oder nicht umgesetzt
| # | Schritt | Akteur | Art | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Patientendaten übertragen | ISH → ImplantDok | HL7 ADT | ✅ automatisch |
| 2 | Falldaten übertragen (Fallnr., Aufnahme/Entlassung, Einrichtung) | ISH → ImplantDok | HL7 ADT | ✅ automatisch |
| 3 | Materialien scannen (OP) – Verwendung + Verwurf | it4process | Scanner | ⚠️ Pilot Frauenklinik; keine SAP-Anbindung |
| 4 | OPS-/ICD-Kodierung im ISH | klinisches Personal + Dokumentationsfachkräfte | manuell | ✅ |
| 5 | Abrechnungsstatus setzen (IRD-Status 3 am OPS) | ISH-Grouper | automatisch | ✅ |
| 6 | ISH-Arbeitsliste öffnen, meldepflichtigen Fall identifizieren | QS-Fachkraft | manuell | ✅ |
| 7 | Absprung aus ISH-Arbeitsliste → ImplantDok Fallübersicht; von dort Fallaufruf oder Neuanlage | QS-Fachkraft | manuell | ✅ |
| 8 | Anamnesedaten in ImplantDok erfassen | QS-Fachkraft | manuell | ❌ Doppelerfassung (Daten im ISH vorhanden) |
| 9 | OP- und Behandlungsdaten in ImplantDok erfassen | QS-Fachkraft | manuell | ❌ Doppelerfassung (Daten im ISH vorhanden) |
| 10 | Materialdaten in ImplantDok erfassen | QS-Fachkraft | manuell | ❌ Daten in SAP, Schnittstelle fehlt |
| 11 | IRD-Meldung abschicken | QS-Fachkraft / ImplantDok | über ImplantDok | ✅ |
| 12 | Meldebestätigung empfangen (ID + Hash-Wert) | IRD → ImplantDok | automatisch | ✅ |
| 12a | SAP-Report holt Meldebestätigungen aus ImplantDok | ISH (regelmäßiger Report) | automatisch | ✅ |
| 13 | IRD-Status 3 an OPS gesetzt → Grouper setzt Abrechnungsstatus "frei für Abrechnung" | ISH-Grouper | automatisch | ✅ |
| 14 | HL7 MDM – Patienteninformation an Orchestra | ImplantDok → Orchestra | HL7 MDM | ⚠️ in Umsetzung |
| 14a | Orchestra routet Dokument an Develop D3 | Orchestra → Archiv | nach OE-Ermittlung | ⚠️ in Umsetzung |
| 14b | Anzeige im Patientenorganizer (ISH) | Archiv → ISH | ❌ ausstehend | |
| 14c | Postalischer Versand via Druck-und-Versandstelle | ImplantDok / QS | ❌ ausstehend | |
| 14d | Upload ePA | ImplantDok | ❌ zu klären | |
| 14e | Upload Patientenportal | ImplantDok | ❌ zu klären | |
| 15 | Phase 1 – Nachlieferung historischer Dokumente (ab 2024, alle Kanäle) | Bulk einmalig | ❌ nach Produktivsetzung | |
| 16 | Korrekturprozess: Abrechnungskräfte melden Fehler → QS korrigiert in ImplantDok → Korrektur-Meldung ans IRD | ABR → QS → ImplantDok → IRD | manuell | ⚠️ informell vorhanden, nicht dokumentiert |
| # | Schwachstelle | Schritt | Auswirkung |
|---|---|---|---|
| S-01 | Materialdaten vollständig manuell erfasst – SAP-Schnittstelle fehlt | 10 | Hoher Aufwand; Fehleranfälligkeit bei UDI, Chargennummer, Seriennummer |
| S-02 | Anamnesedaten manuell trotz strukturierter ISH-Verfügbarkeit | 8 | Doppelerfassung; Inkonsistenzrisiko zwischen ISH und ImplantDok |
| S-03 | OP- und Behandlungsdaten manuell trotz ISH-Verfügbarkeit | 9 | Doppelerfassung; zeitintensiv; Fehlerrisiko |
| S-04 | Absprung aus ISH-Arbeitsliste landet in ImplantDok-Fallübersicht, nicht direkt im spezifischen Fall | 7 | Zusätzlicher Navigationsschritt; kein kritischer Mangel, aber Optimierungspotenzial |
| S-05 | Archivierungsprozess HL7 MDM noch nicht produktiv (ImplantDok → Orchestra → D3) | 14/15 | Patienteninformation wird noch nicht archiviert; Umsetzung läuft (OE-Ermittlung in Orchestra offen) |
| S-06 | Korrekturprozess informell vorhanden, aber nicht dokumentiert | 16 | Dezentrale QS / Dokumentationsfachkräfte / Abrechnungskräfte / zentrale QS handeln fallweise; kein definierter, dokumentierter Ablauf; Risiko bei Personalwechsel oder Skalierung |
| # | Potenzial | Voraussetzung | Referenz |
|---|---|---|---|
| A-01 | ISH → ImplantDok: Anamnese- und OP-Daten automatisch übertragen | Daten strukturiert in ISH (Typ A) oder Mapping (Typ B); Schnittstellenentscheidung | AP 1.6, AP 2.4, K-10 |
| A-02 | SAP → ImplantDok: Materialdaten automatisch übertragen | SAP-Schnittstellentabelle (Logistik 4.0 / it4process) bereit | AP 1.2, K-02 |
| A-03 | ISH-Arbeitsliste: direkter Absprung in spezifischen ImplantDok-Fall (statt Fallübersicht) | Technische Anpassung ISH-Arbeitsliste / ImplantDok-Verlinkung | AP 2.3 |
| A-04 | Archivierungsprozess MDM → Develop D3 produktivschalten | Abstimmung Archivverantwortliche; MDM-Konfiguration ImplantDok | AP 1.3, AP 2.2, K-06 |
| A-05 | Korrekturprozess definieren – Zuständigkeit zentrale QS | Anforderungserhebung mit QS-Fachkräften und Xaxoa | AP 1.5 |